Agero
Strålsäkerhetsmyndigheten
KUNDCASE / helhetsåtagande

Korsfunktionellt team levererar system för digital anmälan av strålutrustning

Agero har hjälpt Strålsäkerhetsmyndigheten att utveckla en digital lösning för att hantera ett ökat antal anmälningar av strålverksamheter i Sverige. Ett prestigefyllt projekt med lagkrav på leverans i tid.

Bakgrund för projektet

Den 1 juni 2018 trädde en ny strålskyddslag i kraft. Den innebär anmälningsplikt för fler typer av strålverksamheter än tidigare. Veterinärer, tandläkare, arbetsplatser med hög radonhalt och verksamheter som hanterar material med naturligt förekommande radioaktiva ämnen är några som nu innefattas av den nya lagen.

Behov av digital lösning

För Strålsäkerhetsmyndigheten betydde det att fler anmälningar behöver hanteras. Den befintliga lösningen, där verksamheter anmälde sin utrustning via post, blev ohållbar och man såg behovet av en digital lösning för att hantera det utökade antalet anmälningsprocesser.  

Den nya lösningen behövde ha ett gränssnitt för verksamheter där de kan anmäla sin utrustning samt ett gränssnitt för Strålsäkerhetsmyndighetens handläggare där de kan hantera anmälningarna. Utöver det krävdes ytterligare en databas för att hantera den utökade mängden data, integrationer mot kringliggande system som tex säker inloggning via BankID och möjligheten att kunna skicka en faktura i samband med en anmälan.

Ett team med redan fungerande arbetssätt var avgörande för leveransen

För uppdraget sökte Strålsäkerhetsmyndigheten en arkitekt, två backend-utvecklare, en frontend-utvecklare och en UX-designer. Pga lagkravet var tidsbrist en starkt begränsande faktor. Strålsäkerhetsmyndigheten hade inte råd att chansa på att individerna skulle komma överens och hitta ett bra samarbete, så ett krav i avropet var att samtliga kompetenser skulle komma från ett och samma konsultbolag. Samarbetet i teamet behövde fungera från första dagen.


kundcase_ssm_1024x682

Snabbt beslutsfattande och effektivt teamsamarbete

Nulägesanalys

Det första teamet behövde göra var att bilda sig en uppfattning om projektets nuläge. UX-designern genomförde intervjuer med nyckelpersoner för att få svar på vilka krav den nya lösningen behövde uppnå. Därefter gjordes användningstester med systemets användare för att förstå och kartlägga deras behov. Analysen presenterades sedan för beställaren och projektkollegorna.

Prioritering för utveckling av MVP (minimium viable product)

Tillsammans med Strålsäkerhetsmyndigheten gjordes en prioritering av kraven på systemet och det minimala antalet funktioner som behövde inkluderas för att uppnå en godkänd nivå för lansering. De funktioner som inte ansågs vara direkt nödvändiga hamnade i en backlog för senare utveckling.

Teamets arbetsprocess tillsammans med beställaren

Pga den korta tiden som återstod bestämdes det att det bästa arbetssättet var i sprintar om två veckor. Fokus var hela tiden att leverera tillräckligt mycket funktionalitet för att möta de nedbrutna lanseringskrav för varje delmoment i systemet. UX designern, arkitekten samt utvecklare för frontend och backend arbetade iterativt nära varandra.

Demo och utvärdering inför kommande sprint

Varje sprint avslutades med en demo där Strålsäkerhetsmyndigheten fick möjlighet att se resultatet och komma med feedback. Vi utvärderade även sprinten för att se om något kunde förbättras i processen, därefter togs beslut om vad som var högst prioriterat i kravlistan för kommande sprint.

Eftersom beställaren hela tiden hade insyn i projektets utveckling genom demo och gemensam prioritering i sprintarna så kunde teamet arbeta självständigt utan att Strålsäkerhetsmyndigheten behövde lägga tid på att detaljstyra arbetet.

 
"Vi kunde ställa helt andra krav på teamet gällande samarbete, synkronisering, ansvarsfördelning och leverans än vad vi upplever att man kan göra på individnivå. Det var en trygg känsla för oss som beställare"
Melina Assadpur
Projektledare

Resultat och leverans

I januari 2019 var den digitala lösningen för att anmäla sina strålverksamheter i Sverige på plats och Strålsäkerhetsmyndigheten hade därmed klarat lagkravet.. Bakom lanseringen fanns en mycket nöjd beställare.

”Att vi skulle få ett sådant system på plats idag och att projektet skulle komma i mål överhuvudtaget var inget som vi såg framför oss när vi skickade avropet. Känns fortfarande som att jag drömmer.

Tack för att ni stöttat oss så att vi kunde komma i mål med projektet! Det enda tråkiga med att projektet kommit i mål är att jag inte kan jobba med er. Tack för gott samarbete, för den tiden jag haft med er och för allt ni har lärt mig."

Melina Assadpur, Projektledare
Strålsäkerhetsmyndigheten


Strålsäkerhetmyndighetens IT-avdelning fick efter lansering ta över ett anmälningssystem utvecklat med förvaltningsbara tekniker, byggt för en hållbar framtid. Idag används det av verksamheter över hela Sverige och är mycket uppskattat av både verksamhetsutövare och handläggare.


Strålsäkerhetsmyndigheten levererade ett digitalt anmälningssystem och uppfyllde lagkravet i tid
Effektivare hantering och smidigare arbetsprocesser trots ett utökat antal anmälningar
Ett uppskattat system av både verksamhetsutövare och handläggare