På Agero jobbar vi agilt och använder oss oftast av Scrum i våra utvecklingsprojekt. I och med det så brukar någon form av Scrumtavla bli en trogen tjänare. Den synliggör vad som händer och sker i projektet och var utvecklingsteamet befinner sig. I och med att avnändandet av agila metoder har expoderat inom mjukvaruutvecklingsvärlden och tillämpats brett även i andra branscher och arbetsområden, så har det också tillkommit oändliga mängder av digitala substitut till den klassiska fysiska tavlan.
Du och ditt team kanske arbetar enligt Scrum eller Kanban och funderar på att byta ut den fysiska tavlan till förmån av en digital variant? Eller kanske ni ska starta upp ett nytt projekt och funderar huruvida ni ska använda er av en digital eller fysisk tavla för att visualisera arbetsflödet? I så fall finns det några saker som är viktiga att beakta för att kunna ta rätt beslut.
- Om ditt team inte har möjlighet att mötas på samma fysiska plats så är den digitala tavlan utan tvekan det bästa alternativet. Tillgängligheten är de digitala verktygens främsta styrka.
- I ett digitalt verktyg går det mycket snabbare att översätta backlogg till uppgifterna som ska ingå i nästa sprint. Det blir enklare och mindre tidskrävande att ge kraven (eller ”att göra”-listor) ett visuellt format, oftast kan man kopiera uppgifterna istället för att spendera en hel dag med penna och en hög av färgglada lappar.
- Ett av de viktigaste målen med att visualisera arbetet som behöver göras är att det ska bli enkelt att överblicka nuläget. Den fysiska tavlan är svårslagen tack vare sin enkelhet: du behöver inte logga in någonstans för att se status. Det är bara att titta upp från dataskärmen!
- När ett team arbetar med ett digitalt verktyg finns det risk att det blir en person i gruppen som tar kontroll över att flytta arbetsuppgifterna mellan kolumner. Medan det kan ses vara en mycket praktisk lösning så underminerar det vissa grundläggande principer som t ex Scrum bygger på. En teammedlem ska själv ta en uppgift och sedan flytta den längs flödet eftersom vi som individer tenderar bli mer engagerade i uppgifter som vi själva åtar oss än det arbete som blir tilldelad oss.
- Det samma gäller även för att klarmarkera uppgifter. Det finns en mental belöning i att klarmarkera en arbetsuppgift och denna mentala belöning fungerar som en motivator i arbetet. När teamet använder sig av ett digitalt verktyg för att visualisera arbetsflödet är det viktigt att vara vaksam att ingen person tar över. Tavlan ska tillhöra hela teamet.
- Den fysiska tavlan är en naturlig samlingspunkt och att samlas kring något gemensamt bidrar till teamets sammanhållning!
Innan du bestämmer dig för vilken av dessa två medel som ska användas i ditt nästa projekt, fundera noga vilka av dessa punkter väger tyngst i den situationen som teamet befinner sig och vilka behov som är viktigast i ditt team. Och glöm aldrig, vad som man än testar så går det alltid att byta spår!
Fortsatt läsning för dig som projektledare: Behöver du tips om hur du leder tvärfunktionella utvecklingsteam, läs gärna detta blogginlägg.
