Effektmål - varför de är så viktiga

En framgångsfaktor för bra IT-stöd är att alla som arbetar med att ta fram det är medvetna om vilken effekt som ska uppnås. Hur identifierar man då vad som är effekten? I vissa fall kanske det är uppenbart och då behöver den bara dokumenteras innan den kan spridas och förankras, andra gånger krävs ett gediget arbete för att identifiera effektmålen. Effektkartläggning är resultatet av att identifiera och dokumentera effektmål.

Ibland talas det omväxlande om effektmål och mål. I vissa sammanhang används de även synonymt, men generellt handlar det om att först enas om varför man vill uppnå något och åt vem (effektmål) innan man sätter vad som ska uppnås (mål).

Om effektmål

• Effektmål är en beskrivning av vilka effekter man vill åstadkomma och åt vilka användargrupper
• Effektmål ska vara tydliga och mätbara
• Det ska vara möjligt att prioritera mellan olika effektmål

Först ett exempel från Rymdkapplöpningen på 60-talet

Ett effektmål: Astronauter ska kunna dokumentera vad som händer i rymden under pågående färd

Detta effektmål var gemensamt för både USA och Sovjetunionen, men vid nedbrytningen i mål och lösning valde de olika vägar.

Mål USA: Att enkelt kunna göra beständiga noteringar i rymden
Lösning USA – Ta fram en kulspetspenna till astronauter som går att använda i rymden. Denna utveckling var inte trivial

Mål Sovjetunionen: Att enkelt kunna göra noteringar i rymden
Lösning Sovjetunionen – Förse astronauter med blyertspenna

Så här i efterhand är det enkelt att vara klok, men när man väl har börjat falla in på ett vägval är det inte lika intuitivt att man ska lyfta blicken och se alternativa vägar.

Lärdom – Gå inte in på mål eller lösning för fort!

Om jag drar en parallell till nutid och skissar (lätt naivt) på hur det skulle kunna se ut för effektkartläggning för IT-stöd för bankverksamhet skulle det kunna vara så här steg för steg.

Exempel från IT-stöd bank

1. Första grova effektmålen att utgå från:

• Möjlighet för privatpersoner att göra sina bankärenden (hos oss) utan fysiskt besök
• Tryggt för privatpersoner att ha oss som bank
• Avkastning på investering för (våra) ägare

2. Nedbrytning och konkretisering av syften och målgrupper så att det blir tydligt och mätbart
   1. Bankärenden som är önskvärda - som lån utan säkerhet, lån med säkerhet, digitalt BankID, betalning av räkningar osv osv
   2. Privatpersoner med avseende på olika förutsättningar som –med dator – med mobil – utan att kunna svenska – blinda – utan e-legitimation
   3. Vad Tryggt innebär – säkerhetslösningar, begränsad åtkomst, GDPR, lagkrav kring solvens etc
   4. Våra ägare
   5. Avkastning
3. Sammanställ och prioritera de effektmål som kommer fram
4. Arbeta vidare med de högst prioriterade effektmålen
5. Sammanställ i en effektkartläggning

Beskrivningen av vad som önskas kan snabbt bli omfattande så i ett verkligt exempel är det viktigt att göra avgränsningar och prioriteringar så fort som möjligt.

Vad kan hända om man är otydlig med effektmålen?

För teamet kan detta hända

1. Teamet kan lätt att fastna i vad som ska göras – dvs lösning – i stället för vilken effekt som ska uppnås
2. Teamet kan få svårt att prioritera mellan olika effekter som tycks lika viktiga
3. Olika team, individer och beställare gör egna tolkningar av vad som ska åstadkommas och arbetar åt olika håll
   
   

Vad kan hända om man däremot är tydlig med effektmålen?

De inblandade, som team och beställare kan

1. Ta ett steg tillbaka och se på den stora bilden och tänka utanför ramen
2. Ha en gemensam bild av vad som ska åstadkommas vilket ger ett tydligt Varför för alla inblandade
3. Prioritera mellan effekter och börja med de delar som tillför mest nytta (jämför med MVP - Minimum Viable Product)
   
   

Agilt arbetssätt och effektmål

Oavsett vilken agil metod som används så bidrar effektmål positivt med

1. Förståelse av syfte - Genom effektmål kan man få med sig hela teamet ännu mer mot en gemensam målbild
2. Nyttjande av hela teamets tankekraft - Genom effektmål på hög nivå kan man undvika mål som är lösningsfixerade alternativt ’cementera’ lösningar
3. Planering av inkrementella leveranser där man mäter sig mot och successivt närmar sig de effektmål som ska nås
   
   

Ramverk och effektkartläggning

De moment som motsvarar effektkartläggningen återfinns enligt nedan i några etablerade ramverk:

• SAFe – Value streams som hanteras i Lean Portfolio Management och Strategy
• PROPS – Motsvaras av underlag som tas fram under analysfas och etableringsfas
• I ITIL är det en del av portföljhanteringen
  
  

Varför arbetar inte alla redan med effektmål?

Min uppfattning är att det beror på

• Att de uppfattas som självklara, underförstådda och från ett IT-perspektiv lite ointressanta
• Att de känns svåra att börja identifiera och sammanställa
• Att de visst finns, men kanske inte sprids i tillräcklig omfattning

Är du intresserad av att veta mer om Agero, lämna dina kontaktuppgifter så hör vi av oss!

agero.se/kontakt