Projektledning

Skrivet 2016-09-01

Det är ingen nyhet att hög motivationsnivå i projektgruppen är en otroligt viktig faktor för ett projekts framgång. När projektet drar igång är motivationen oftast på topp hos samtliga, eller i alla fall de flesta i projektgruppen, men efter ett tag börjar motivationsdippar dyka upp. Medan en och annan mindre dipp under ett tufft projekt är oundviklig så är det viktigt att systematiskt arbeta för att dessa små dippar inte ska bli till riktiga dalar.  

Så vad kan vi göra för att behålla motivationen uppe under projektets gång trots motgångar som projekten möter? 

  1. Förbered dig! Motivation inom projektgruppen och strategier för att hålla det på så hög nivå som möjligt är något som du bör tänka på från första dagen i projektet. Allra helst bör du börja klura kring detta redan innan projektet drar igång.  Det kanske känns överflödigt att tänka på kommande utmaningar när entusiasmen flödar och alla är taggade men det är då som du lägger grunden för att kunna tackla motivationsdipparna på ett effektivt sätt. Tänk igenom vilka verktyg för att höja motivationen som du har till ditt förfogande, fundera på hur du kan justera det tänkta arbetssättet så att den bidrar till ökad motivation.  

  2.  Motivationen smittar av sig! Bristen på densamma gör det också. Försök att identifiera nyckelpersonerna i projektet och ta reda på vad som motiverar dem och vad som behövs för att dessa ska känna drivet. Det är dessa personer som du kommer att behöva förlita dig på under projektets gång för att föra arbetet framåt.  Är nyckelpersonernas motivation på topp så kommer det smitta av sig på kollegorna.  
  3. Gör det enkelt att följa framsteg. Vissa stunder i projektet kan kännas som att stå och trampa i tuggummi – det är jobbigt och man kommer ingen vart. Då är det extra viktigt för den enskilde individen att se att projektet i sin helhet ändå gör framsteg, för att inte nämna den stolta känslan när man kan ”bocka av” en uppgift. Hitta ett lämpligt sätt att visualisera arbetet, dela upp det i punkter som inte känns allt för stora, i alla fall det arbete som ligger närmast i tiden, så att det blir enkelt att se framsteg. 

  4.  Fira framgångar! Att fira små (och stora!) framgångar är något som vi generellt borde bli bättre på. Alla personer har ett behov av att vara sedda och bekräftade i olika utsträckning. Se till att lyfta fram och synliggöra projektmedlemmarnas insats på ett lämpligt sätt, visa hur det bidrar till att ni tillsammans som projekt kommer framåt. 

  5.  Glöm inte intressenterna! Har projektet starka beroenden till t.ex. linjeverksamheten är det otroligt viktigt att säkerställa att det finns commitment från linjeverksamhetens sida. Även de mest motiverade projektmedlemmarna kan få en ordentlig motivationsdipp och de upprepade gånger möts av beställande/mottagande organisation vars engagemang är obefintlig.  

  6.  Den administrativa biten kan vara rätt omfattande i vissa projekt så var vaksam för att inte fastna i administrationsdjungeln allt för mycket – ta dig tid för att prata med människorna, lyssna på hur de mår, lyssna på deras tankar, idéer och behov och glöm inte att ge feedback. På det viset skapar du delaktighet, får nöjdare medarbetare och även får viktig input från dina projektmedlemmar.  

Denna lista kan göras oändligt lång men tänker du på punkterna ovan så kan du minimera motivationsdipparna. Lyckas du med det, så blir det enklare för dina projektmedlemmar att få ett flow i arbetet, bli effektivare och gladare på jobbet! 

Sammanfattning:  

Projekt är en arbetsform där brister i motivationen blir påtagliga mycket snabbt och har oftast stora konsekvenser för leveransen. Därför måste du börja förbereda dig tidigt och inventera dina verktyg för att säkerställa att du kan tackla eventuella motivationsdippar på ett effektivt sätt. Se till att hitta sätt att visualisera projektets framsteg och fira framgångarna. Motivation smittar av sig så lägg lite extra energi på att hålla nyckelpersonernas motivation på topp och arbetet kommer att flyta på smidigare. Se till att dina projektmedlemmar känner sig sedda och hörda men glöm inte heller vikten av intressenternas motivation!