Jag håller i skrivande stund på att avsluta ett längre uppdrag hos en kund och förväntas då göra “Överlämning”. Den överlämning som går att göra på 1-2 månader är att skriva dokumentation, som berättar vad som behöver göras i olika redan kända situationer. Rita någon arkitekturskiss eller uppdatera en gammal. Vad som inte går är att snabbt lära någon vad de gör den dagen ett fel uppstår som ingen någonsin sett tidigare, men där din fleråriga erfarenhet av systemet skulle hjälpa dig att leta på rätt ställe och även att tänka ut ett sätt att rätta de uppkomna problemen. Går det alls att överföra? Jag skulle säga ja, i alla fall till stor del, men bara om man slutar se “överlämning”, som något man gör i slutet av sitt uppdrag.
Inom IT är det hela tiden nödvändigt att lära nytt och att bidra till att kollegor och organisationen hela tiden lär sig mer och även behåller kunskap. När vi byter jobb eller konsultuppdrag behöver vi så snabbt som möjligt komma in i det nya. Även om vi kan tekniken så är det alltid nya kunskaper som behövs kring rutiner och verksamheten. När vi sedan ska avsluta ett uppdrag eller ett jobb, så behöver vi se till att så mycket som möjligt, av det nya vi lärt och den expertis vi kom dit med stannar i organisationen vi lämnar.
Kunskapsdelning är något vi hela tiden behöver göra, men det är inte en enkel sak. Jag tror att vi i en tid med relativt korta anställningar och uppdrag i kombination med mycket hemarbete behöver ta med det i planeringen av hur vi arbetar.
Tre sorters kunskap
Till att börja med finns det flera olika sorters kunskap. Den stora skiljelinjen går mellan information om Vad vi gör och Hur och ibland Varför. Kunskapen gällande Vad kan vi omvandla till information, sätta ord på eller skriva ner och låta någon annan läsa eller lyssna på, för att omvandla till kunskap i sina egna huvuden.
En helt annan kunskap är den kring Hur och Varför. Den vi på svenska kallar tyst kunskap, eller tacit knowledge på engelska. Den kunskapen handlar mer om hur man angriper ett problem och ens handlag. Som utvecklare handlar det om hur man bygger sin kod från en första enkel rad till något komplext.
Det handlar också om att över tid bygga upp en ordlös intuitiv förståelse för det system man arbetar med. Om man kan se i sitt inre var i systemet ett fel, som just uppmärksammas kan uppstå, går det mycket snabbare att lösa problemet. Men hur delar du den kunskapen när du inte kan sätta ord på den?
Det finns mycket som tyder på att den tysta kunskapen är det en organisation verkligen kan konkurrera med. Det är den som inte går att googla fram och som kan ge en organisation sin speciella stil och konkurrenskraft. Det är alltså väldigt viktigt att ta hand om den och efter bästa förmåga se till att den sprids och delas.
Som konsult tar ofta uppdrag slut med någon månads varsel. För anställda är det snarlikt, med en till tre månaders uppsägningstid. På den tiden går det att skriva ner en hel del information, det går att hålla föredrag eller genomgångar med den som tar över, men det är nästan alltid för kort tid för att lära ut några handlag, eller ge någon annan en känsla för ett komplext system.
Ta hänsyn till hur mottagaren tänker när du ska överföra kunskap
Min erfarenhet är vidare att det går lättare att föra över kunskap till någon som tänker på samma sätt. Det finns de som tänker verbalt i meningar, listar saker, eller har konversationer i huvudet. Sedan finns det de som tänker i bilder. Själv är jag dyslektiker, vilket utöver att jag stavar illa också betyder att jag i första hand tänker visuellt och i tre dimensioner. Vissa verbala kommentarer finns till bilderna, men mest är det en rumslig upplevelse. Även ett IT-system är en rumslig upplevelse för mig.
När jag ska överföra kunskap brukar jag översätta min rumsliga upplevelse till ord, vilket snabbt fångas upp av de som tänker på samma sätt, eller åtminstone tänker i 2D bilder. Men att överföra kunskapen till en utpräglat verbalt tänkande person är betydligt svårare då vi tänker på olika sätt. Allra tydligast är det med tyst kunskap, vilket definitivt är värt att tänka på vid kunskapsöverföring.
Överföring av tyst kunskap
Till att börja med behöver vi sprida den kunskap vi kan föra över med ord. En organisation kan uppmuntra till informationsdelning genom att premiera de som lägger tid på att lära andra det de kan. De som är mentorer, lärare eller stöttepelare för sina kollegor behöver få beröm och ära för det. På så sätt byggs en kultur där det blir självklart att dela information och att lära av varandra.
Nästa steg är att sluta tro att det går att göra en bra överlämning på någon månad. I stället behöver hela vår tid som konsult eller anställd användas för att dela med sig av “vad”, “hur” och “varför” man gör saker.
Steg tre är att inse att “hur” och “varför” väldigt ofta är tyst kunskap. Den som besitter den kan inte på ett enkelt sätt beskriva den, men det går att föra över den. Känslan i överföringen av tyst kunskap är mer som att det sker genom diffusion. Precis som diffusion tar det tid och kräver närhet. Ju kortare avstånd desto snabbare överföring och ju längre tid desto mer förs över.
Lösningen, som jag ser det, är en av XP:s gamla käpphästar, parprogrammering, eller för den som inte programmerar, pararbete. Att medvetet se till att så sällan som möjligt arbeta ensam och så ofta som möjligt lösa problem tillsammans med minst en till. Det är det säkrast sättet att hela tiden lära ut vanlig kunskap och framför allt det enda sättet att sprida den tysta kunskapen.
När vi alla satt på kontoret och hade en kollega vid skrivbordet bredvid, då kunde detta hända av bara farten, nästan av misstag och ibland mot chefernas vilja. Det finns de som tror att parprogrammering enbart är programmering som är dubbelt så resurskrävande. Det är givetvis helt fel, då den både ger färre fel i koden OCH effektiv överföring av båda sorternas kunskap.
I distans- och hybridarbetets tidevarv gäller det därför att se till att kollegor arbetar tillsammans även om de sitter på två olika ställen, att de delar skärm och parprogrammerar. Men faktisk, hur mycket jag själv än gillar att arbeta i lugnet hemma, jämfört med stimmet i ett kontorslandskap, så behöver vi se till att ha någon eller några dagar i veckan tillsammans fysiskt. De dagarna behöver arbetsgruppen ha tid att prata, att diskutera knepiga problem och att dema saker för varandra.
Det viktigaste av allt är att se hela sin arbetstid som tid för kunskapsdelning - att varje person ska förväntas lära sig och lära ut något nästan varje dag. Ofta bara något litet, men varje liten sak bygger tillsammans upp ett kollektivt tyst vetande, som vi sedan säger “sitter i väggarna”. Att lämna över är inget du gör på en månad. Det måste du göra varje dag, hela tiden, om du ska kunna göra det bra.
Är du intresserad av att veta mer om Agero, lämna dina kontaktuppgifter så hör vi av oss!
