Jag genomförde ett projekt i form av en förstudie för ett intranät till en myndighet här i Stockholm. Förstudien skulle användas som kravspecifikation för en offentlig upphandling av ett nytt CMS. Jag hade fem veckor på mig och i det här blogginlägget tänkte jag dela med mig vilka metoder jag använde och varför, och vilket resultat min kund fick i slutet av projektet.
Research
Först och främst läser jag så mycket information som det går att hitta om projektet samt relevant information om verksamheten. Möten med projektägarna och andra stakeholders hjälper mig att förstå verksamhetsmålet med projektet. Utan tydligt verksamhetsmål blir mitt och kundens arbete väldigt svårt.
Intervjuer
När jag har förstått vilka användare som är berörda, planerade jag in intervjuer. Det är alltid lite olika hur mycket tid man har för intervjuer, men jag ser alltid till att träffa minst en människa i varje målgrupp. Om man inte får träffa människor i olika målgrupper blir det svårt att få ihop helhetsbilden. Intervjuerna var fokuserade på att få förståelse för arbetsuppgifter, vilka termer som används för olika arbetsmoment och hur intranätet skulle kunna underlätta och effektivisera arbetet för medarbetarna.
Det som jag fick fram från intervjuerna var:
- Anställda i olika målgrupper berättar om sina arbetsuppgifter och utmaningar
- Informations- och funktionsbehov
- Idéer till informationsstruktur av intranätet
Varje intervju var ca. en timme. Jag hade gjort en intervju-guide för att vara säker att få med alla viktiga områden.
Efter alla intervjuer sammanställde och analyserade jag informationen. Resultatet blev min input till nästa steg i processen – Workshop.
Workshop
Workshopen var fokuserad på att kategorisera och prioritera information för att hitta rätt struktur för intranätet samt fortsätta med att få fram ytterligare informations- och funktionsbehov. Jag fick med åtta anställda som representerade de olika målgrupperna. Uppdelade i två grupper började workshopen med brainstorming av begrepp, följd med kategorisering av dessa olika begrepp som kom fram under brainstormingen.
Från Workshopen fick jag fram:
- Logiska grupperingar och kategorier av information, gjorda av användarna själva
- Passande rubriker på information som är enligt användarnas språk och som de förstår
- Prioritering av information - vilken information som alltid behöver vara synlig och lättillgänglig samt vilken information som kan ligga lite i bakgrunden
Efter workshopen sammanställde jag informationen och analyserade och strukturen började ta form. Resultatet blev min input till nästa steg i processen – skissandet.
Skisser
Utifrån information som jag hade samlat från research, intervjuer och workshopen kunde jag börja med skisser. Skisserna visar den tänkta strukturen och vilken typ av innehåll som ska finnas på intranätet.
Skisser är ett sett att visualisera kraven och en viktig del av kravspecifikationen.
Användningstester
Skisserna testade jag med fyra användare från olika målgrupper, jag ville se om de lätt kunde hitta informationen på intranätet och om strukturen och rubrikerna passade.
Användningstestet hade fokus på struktur och var uppbyggd så att användarna skulle berätta var han/hon skulle förvänta sig att hitta olika information/begrepp under givna rubriker. Fyra olika förslag för ”Hem”-sidan och enstaka undersidor testades.
Efter användningstesterna förfinade jag skisserna utifrån resultatet och den feedback jag hade fått. Det blev också säkerställt att jag hade förstått deras återkoppling. Innan nästa steg i processen påbörjades visades och diskuterades skisserna med projektgruppen.
Klickbar prototyp
Utifrån skisserna gjorde jag en klickbar prototyp av det tänkta intranätet. Den visade alla skisser i sammanhang med varandra och gjorde det möjligt för användarna att klicka runt och se om strukturen mötte deras förväntningar.
Slutleverans
När fem veckor hade gått hade jag fått ihop en tydlig och bra bild av vilka förväntningar och funktionella behov de anställda hade till intranätet. Jag kunde då sätta ihop ett relevant upphandlingsmaterial åt kunden.
Jag lämnade över skisser av alla olika delar av det tänkta intranätet, samt beskrivningar hur alla delar skulle fungera, för att kunna vara en del av kravspecifikationen. Den klickbara prototypen följde också med för att visa intranätets tänkbara flöde.
Jag arbetade ihop med en kravanalytiker och en systemarkitekt för att få ihop de tekniska kraven bakom intranätet så att de också kunde ingå i upphandlingsmaterialet.
Resultat
En tydlig och visualiserad kravspecifikation av ett intranät och CMS. Ett intranät som kan underlätta arbetet för anställda och stödja verksamhetens processer och mål med en informationsstruktur och navigering som är tydlig för användarna med verksamhetsspecifika rubriker och begrepp.
Slutresultatet blir att de anställda kommer att hitta den information som de förväntar sig att hitta på intranätet och verksamheten kommer att ha effektivare sätt att dela viktig information till sina anställda.
Läs mer inom området Användbarhet & Krav i bloggen Vad gör en UX-designer i ett utvecklingsteam?
