Har du också upplevt utmaningarna med att få ett fungerande IT-utvecklingsprojekt att övergå till en fungerande och mindre systemförvaltning?
Förutsättningarna för att driva ett utvecklingsprojekt av ett IT-system och att sedan driva förvaltning av systemet kan vara vitt skilda och kan därför kräva olika sorters team och olika typer av ledning.
Detta var temat på seminariet ’Konsten att övergå från utvecklingsprojekt till förvaltning’ som hölls i mars 2016 och som sammanfattas nedan.
Ett projekt är enligt definitionen ett begränsat arbete med början och slut. Ofta är det bemannat med ett antal specialister och flertalet deltagare är med på full tid.
Förvaltning å andra sidan är fortlöpande arbete för att stödja verksamhetens och användarnas behov under hela livslängden för ett system. Det är ofta bemannat med generalister och ett mindre antal deltagare än i ett projekt. Likaså är det ofta så att deltagarna parallellt förvaltar flera olika system/produkter. När nya behov gör att något behöver ändras så kan nya projekt startas upp för att genomföra detta – eller så sker arbetet i förvaltningen.
Tidpunkten för när ett projekt övergår till förvaltning kan styras av att det är ’klart’, men även av att projektpengarna är slut, eller att kalendertiden gått ut. Det ger skilda förutsättningar för vad som ska överlämnas till förvaltning och hur det kan ske.
Gränsen för vad som är projekt och förvaltning, när det väl finns en första version som används, varierar stort i olika organisationer. Vissa sköter all vidareutveckling inom ramen för förvaltning, andra skapar nya projekt. Sedan finns alla varianter däremellan. Många medarbetare vandrar fram och tillbaka mellan projekt och förvaltning, men inte alla. För vi, både människor och organisationer, har olika drivkrafter och värderingar som gör att vi upplever projekt eller förvaltning mer eller mindre attraktivt. För att få både projekt och förvaltning att fungera väl behöver de som leder dessa vara medvetna om existerande drivkrafter och förväntningar för att använda dessa till att motivera projektdeltagarna att göra ett bra jobb.
När jag bollat drivkrafter, värderingar, och förväntningar på projekt- och förvaltningsarbete med deltagarna på seminarier blir det tydligt att skillnaderna är stora mellan både olika personer och framförallt olika organisationer. För att få fram hur värderingarna ser ut där du arbetar – fråga! En inspirerad och vetgirig medarbetare som ser sina mål speglas i arbetet gör förstås ett bättre jobb än en som är frustrerad eller besviken över målbilden. Vissa likheter i värderingar och förväntningar som att stödja användarnas behov, hjälpa användarna, och förbättra för användarna återkommer naturligtvis.
Det är inte alltid så stora skillnader mellan de faktiska arbetsuppgifterna i projekt och i förvaltning. I mindre organisationer drivs ofta allt arbete som förvaltning. I större organisationer bryts projekt ofta ut ur förvaltningen när kostnaden överskrider ett visst belopp.
Anmäl dig till nästa seminarium här
Överlämningar behövs varje gång när man går över från projekt till förvaltning och då man byter ut en nyckelperson (oavsett om det är inom projekt eller förvaltning). Tänk gärna i dessa steg för hur en överlämning genomförs.
- Identifiera till vem/vilka överlämningen ska ske. Både överlämnande och mottagande parten behöver vara aktiva för att överlämningen ska bli bra
- Kom överens om definition – ’vad’ ska överlämnas. Redan här kan det vara en utmaning om inte båda parter har tid att avsätta. Jag återkommer till förslag på innehåll längre ned
- Fas 1 - Genomför överlämningsaktiviteterna i två faser där överlämnaren driver första fasen med mottagaren som assistent. Det kan t ex vara så att projektet (överlämnaren) ansvarar för förvaltning första månaden efter produktionssättning med stöd av förvaltningen (mottagaren). Inledningsvis är det överlämnaren som vet vad som ska gås igenom och ’föder’ mottagaren med information
- Fas 2 - I fas två är det mottagande parten som är ansvarig och överlämnaren finns med som back-up. I detta skede är mottagaren bekant med systemet och kan vara mer aktiv och ställa krav på att fördjupningar och förklaringar från överlämnaren. Här hittas de delar som är så självklara för överlämnaren att de inte finns med i föreslagen dokumentation.
- Överföringen – både aktiviteter och det underlag som ska tas fram – anses avslutad
Vad ska man då ta fram (definition)? Många organisationer tillämpar kvalitetsstöd och utvecklingsmetoder som definierar vad som ska överlämnas, andra har det mer informellt. Om det är ett läge med tids- eller resursbrist brukar jag prioritera att boka in överlämningsmöten där den dokumentation som finns gås igenom muntligt. Dessa komponenter måste finnas med i dokumentationen:
- Miljö – utvecklingsmiljö inklusive byggrutiner, versionshantering, databas, mm. Gärna dokumenterat i form av (aktuella) miljökartor
- Kod – att den finns, var den finns och att den är versionshanterad. Undersök så att kod som finns i olika verktyg/utvecklingsmiljöer kommer med
- Vad systemet gör – utgå från krav, testfall och/eller systemdokumentation beroende på vad som har bäst kvalitet
- Och slutligen (och viktigast, om den som skrivit dokumentationen inte längre finns i närheten) – att det som står i överlämnade dokumentationen är korrekt (och inte föråldrat). Även utan att vara tekniker kan man testa att länkar verkar fungera, att lösenord stämmer etc.
Om/När man kommer till läget att en nyckelperson ska lämna så blir det en verklig genomgång av vad som behöver tas fram vid överlämning mellan projekt och förvaltning. Vid en övergång från projekt till förvaltning där en eller flera nyckelpersoner övergår till förvaltningen är det svårt att veta om det framtagna materialet verkligen håller måttet och täcker in de väsentliga delarna. Vid byte av nyckelperson däremot blir det ’på riktigt’ antingen det sker i projekt, i förvaltning eller vid överlämningen. Smidigast brukar vara att göra en minivariant av upplägget för överlämning av projekt till förvaltning, men fokuserat på behoven för den roll som byts ut. Första gången den nya nyckelpersonen analyserat, löst och framgångsrikt produktionssatt brukar jag känna att bytet är ’klart’.
De framgångsfaktorer för överlämning från projekt till förvaltning som jag ser dem kan sammanfattas som nedan:
- Kommunikation mellan människor är viktigare är skriftliga underlag
- Tydligare avslut av projekt och inledning av förvaltning om minst en ’nyckelperson’ byts ut
- Överlämning blir bäst om båda parter är aktiva och driver
- Det som överlämnas ska vara korrekt
- Kom ihåg att medarbetarnas drivkrafter påverkar resultatet
Föredragshållare:
Josefina Trende: Senior Projektledare
Nästa seminarium
Gillar du att utvecklas och lära dig av våra erfarenheter så kanske nästa seminarium också kan vara intressant. Den 12:e och 14:e april kommer vår kollega Dan Waltin hålla ett kostnadsfritt seminarium om konsten att bygga rätt system genom att undvika missförstånd.
Det finns fortfarande några platser kvar så är du intresserad av att lyssna på Dan, kika in inbjudan och anmäl ditt intresse!
